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Praktikant Office Management (m/w)

Für unseren Kunden suchen wir per 1. Januar 2019 einen Praktikanten (m/w) im Bereich Administration für ein 6- bis 12-monatiges Praktikum (60-100%)

Arbeitsbeginn:  01.01.2019 

Anstellungsdauer:  6 - 12 Monate (Option auf Verlängerung) 

Pensum: 60% - 100%

Arbeitsort:  8953 Dietikon

Aufgaben:

Hauptaufgaben:

  • Gesamtes Adressmanagement von bestehenden und neuen Seminarteilnehmerinnen (u.a. alle Adressfiles aktuell halten, sämtliche Adresskorrekturen, Abklärungen von Jobwechseln) 
  • Führen der Listen (Main File Adressen, Alumni-Liste, NL-Verteiler-Liste) 
  • Vorbereitung der Seminare (Anmeldungen, Rechnungen, Seminarmappe, Raum vorbereiten) 
  • Administrative Betreuung der Trainerinnen (Verträge, Unterlagen rechtzeitig einfordern) 
  • Betreuung der Seminarteilnehmerinnen vor Ort an den einzelnen Seminaren 
  • Austausch, Informationen liefern, Unterlagen einfordern von Netzwerk- und Medienpartner 
  • Listen erstellen aus Umfragen und Feedbackfragebogen zu Weiterbildungsbedürfnissen u. a. 
  • Unterstützung diverser Events bei der Vorbereitung und vor Ort (z.B. Material abholen, Badges organisieren, Teilnehmerliste, Gästebetreuung an den Veranstaltungen) 
  • Mithilfe vor Ort an Messen/Ausstellungen, Standbetreuung (Auskunft über FBS, Wettbewerb) 
  • Mithilfe in den Bereichen Betreuung Webseite (z.B. Erfassung der Veranstaltungen der Netzwerkpartner) und allgemeine Anpassungen zu Seminaren, Bildern, und Veranstaltungen 

Nebenaufgaben:

  • Stellvertretung Social Media. Pflegen der Accounts auf Xing, LinkedIn, Facebook, Posten von Aktivitäten gemäss Anleitung. 
  • Adressrecherchen gemäss Vorgabe 
  • Kasse führen, Büromaterial bestellen, Betreuung Telefon von FBS, Briefkasten, Postgänge 
  • Rücksprachen mit IT bei technischen Problemen und notwendigen Anpassungen 

Anforderungen:

  • Kaufmännische oder Tourismus Grundausbildung 
  • Berufserfahrung im Bereich Office Management oder Assistentin GL/CEO 
  • Organisationstalent, idealerweise Erfahrung im Organisieren von Seminaren / Events 
  • Gute IT-Kenntnisse (MS Office) 
  • Selbständiger, exakter und speditiver Arbeitsstil 
  • Logisches Denkvermögen, Flexibilität und eine rasche Auffassungsgabe 
  • Offene, kommunikative und initiative Persönlichkeit 
  • Bereitschaft zur Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten 
  • Starkes Interesse am Thema "beruflich engagierte Frauen" 
  • Deutsch Muttersprache, Englisch verhandlungssicher

Bei Interesse bewirb dich bitte mit deinem Lebenslauf samt Foto und einem vollständig ausgefüllten Profil direkt über unsere Datenbank. Wir können keine Bewerbungen über den Postweg berücksichtigen.

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Inserent
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