Geschäftsführung Personal
Studentische Körperschaft der Universität Basel
Ausschreibung Geschäftsführung Personal, IT und Infrastruktur
Die skuba ist die offizielle Studierendenvertretung an der Universität Basel und vertritt die Interessen von rund 10’000 Bachelor- und Master-Studierenden. Sie organisiert und fördert die studentische Partizipation in der Universität und setzt sich für studentische Anliegen ein.
Wir suchen per 01.07.2025 oder nach Absprache ein engagiertes und kompetentes Mitglied der Geschäftsführung in Teilzeit zu 40%, dass die Bereiche Personal, IT und Infrastruktur übernimmt. Zusammen mit der Geschäftsführung Finanzen bildet diese Stelle das Geschäftsführungsteam der skuba.
Dein Aufgabenbereich:
Der Aufgabenbereich orientiert sich an der Geschäftsordnung der Geschäftsführung der skuba.
Korrespondenzen: Du gewährleistest zusammen mit Social Media Management und Vorstand eine professionelle Kommunikation mit internen und externen Partnern, inklusive Schriftverkehr, Anfragen und Pflege von Geschäftsbeziehungen.
Personalmanagement (20%):
Administration: Du erstellst in Absprache mit dem Vorstand die für Personaleintritte und -austritte notwendigen Dokumente (Arbeitsverträge, Personalbögen, Kündigungsbestätigungen etc.) und meldest diese fristgerecht ans HR der Uni. Dazu gehört auch das Management von Zutrittsberechtigungen (elektronisch und physisch).
Darüber hinaus unterstützt Du bei der Betreuung von BioWiki, der neuen Website zur Koordination von aktuellem Wissen (Handbuch skuba) und von Nominationsverfahren auf technischer Seite.
Goodiebags: Du organisierst einmal pro Semester die Anlieferung und Verteilung der Goodiebags, wobei Dich ein Dienstleister und Deine skuba-Kolleg*innen unterstützen
Stundenaufstellungen: Du unterstützt das Ressort Kultur bei der Prüfung der monatlichen Stundenaufstellungen des Studierendenclubs Verso.
Honorare: Du bereitest Honorarabrechnungen vor, prüfst diese auf Richtigkeit und reichst sie beim HR der Uni ein
Du hast die Verantwortung für die Mitgliederliste der skuba, die für die Mailverteiler und für Finanzanträge benötigt wird
IT (15%):
Administration: Du verwaltest und mutierst die E-Mail-Konten und E-Mailverteiler der skuba (in viaweb), sowie die Dokumentenmanagementsysteme von Vorstand und Geschäftsführung (pcloud) und des Studierendenrates (openslides)
Infrastruktur (5%):
Du stellst als Kontakt zur Uni-IT die Verfügbarkeit adäquater Arbeitsmittel sicher (WLAN, Drucker, Sitzungszimmer)
Du stimmst Dich mit Deinen Kolleg*innen ab, um die Ordnung in Büro und Lager, den Unterhalt der Kaffeemaschine und die Materialentsorgung zu gewährleisten (direkte und wertvolle Unterstützung im täglichen Geschäft des Vorstands)
Du leerst regelmässig den Briefkasten, sichtest die Post und leitest sie an die relevanten Stellen weiter (z.B. vor der Vorstandssitzung)
Was wir bieten:
Gründliche Einführung in die Stelle als Geschäftsführung
Angenehmes Arbeitsumfeld mit der Universität, der Geschäftsführung Finanzen, dem Social Media Management, dem Vorstand und dem Studierendenrat der skuba
Home-Office nach Absprache möglich
Flexible Arbeitszeiten
Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb eines Vereines
Die Stelle wird mit einem Bruttomonatslohn von CHF 2’268 vergütet, wobei ein 13. Monatslohn ausbezahlt wird.
Was wir erwarten:
Du bringst eine strukturierte, analytische Arbeitsweise mit und kannst Dich gut selbst organisieren
Du nimmst regelmässig an den Sitzungen des Vorstands und des Studierendenrates teil
Du bearbeitest eigenverantwortlich die Pendenzen der skuba und ihrer Organe
Du hast ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich. Du kannst komplexe Informationen klar und verständlich vermitteln und bist einfühlsam gegenüber verschiedenen Interessensgruppen.
Du zeigst eine proaktive Herangehensweise gegenüber deinen Kolleg*innen und bist bereit, deren Anliegen anzuhören.
Bewerben
Interesse für die Stelle aufgekommen? Dann freuen wir uns auf Deine vollständige Bewerbung mit Motivationsschreiben und einem für die Stelle relevanten CV.
Bitte sende deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich Lebenslauf, Motivationsschreiben und Arbeitszeugnisse an uns bis zum 10.06.2025 an skuba@unibas.ch
